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E-Rechnungen 2025 auch für Kleinst- und Kleinunternehmen (KKU) bzw. nebenberufliche Selbstständigkeit und freie Berufe, wenn sie umsatzsteuerpflichtig agieren?

Für viele Selbstständige war der Schreck groß, als sie im vergangenen Herbst bereits von der neuen steuerrechtlichen Regelung zur E-Rechnung hörten. Und ja, es bringt Veränderung – oder sollte ich lieber sagen digitalen Schwung? – in die Rechnungslegung. Aber was bedeutet das jetzt eigentlich für mich als KKU oder Freiberufler*in?

Kleiner Exkurs zur Erinnerung: Eine Kleinunternehmensregelung mit Umsatzsteuerbefreiung ist aktuell möglich, wenn der jährliche Umsatz 25 Tsd. Euro nicht übersteigt bzw. 100 Tsd. voraussichtlich nicht übersteigen wird.

Bei der neuen Regelung für die Rechnungslegung handelt es sich wesentlich um eine Regelung für umsatzsteuerpflichtige Leistungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Ausnahmen sind im Übergang bis mind. Ende 2026 gegeben, bzw. für Unternehmen mit Umsatz unter 800 Tsd. jährlich bis 31.12.2027.

Aber bereits seit dem 01. Januar 2025 gilt:

Eine Rechnung, die höher als 250,- € brutto liegt, muss als E-Rechnung empfangen, ausgelesen und in der Ursprungsform archivierbar sein. Für die Kleinstbeträge gilt das also noch nicht. Die dürfen nach wie vor auch im Papier, Excel oder pdf-Format versendet und empfangen werden. Das Format für die E-Rechnung ist Xrechnungund ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und in Deutschland wohl am gebräuchlichsten.

Zu finden sind weitere Infos zur E-Rechnung auch bei dem bestimmenden Ministerium, also unter

https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html

Was kann mir in der Umsetzung praktisch helfen?

Nun könnte ich sagen, naja, ist mir egal, ich bin ja davon als Kleinunternehmer*n noch nicht betroffen. Das Problem wird sich hier leider mit Eingangsrechnungen ergeben, die ich von größeren Unternehmen erhalte, also meine Telefonrechnung, eine Lieferantenrechnung etc. – Ich kann natürlich um eine Papierrechnung und Rechnung im pdf-Format bitten, verpflichtet dazu ist mein Gegenüber nicht.

Und wenn ich als KKU selbst mit USt agiere, bin ich zur E-Rechnung ja noch nicht verpflichtet. Im Zweifelsfall kann ich auf jeden Fall meine umsatzsteuerpflichtigen Partner*innen fragen, ob es okay ist, wenn ich Ihnen eine Rechnung im bisher gängigen Format sende (via E-Mail im pdf?). Die werden in der aktuellen Phase sicher dankbar zustimmen.

Aber letztendlich wird die Nutzung einer gängigen Buchhaltungssoftware (z. B. Lexware, Wiso…) wohl zum Standard. Eine laufende Lizenz für die Cloudlösung mit kleinen monatlichen Nutzungsgebühren bleibt dabei sogar bezahlbar. Und wer bei Online-Banken ein Konto mit Buchhaltungshinterlegung hat, wird sicher auch hier eine Lösung zum Thema finden oder weitere Informationen von der Steuerberatung erhalten können.

Wozu dient das ganze Verfahren eigentlich?

Naja, die Finanzbehörde hat so eine deutlich bessere Kontrolle über die USt-Zahlungen.

Und wir haben ja selbst auch einen besseren Überblick, wenn die Buchhaltung gut organisiert und digitalisiert ist.

In der Konsequenz ergibt sich für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmungen und Freiberufler*innen: Wer die neuen Regelungen zur Rechnung nicht berücksichtigt, kann keine Vorsteuer für die entsprechenden Ausgaben beanspruchen.

In diesem Sinne, bleiben Sie tapfer, kommunikativ und vor allem weiterhin kreativ!

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